Team Health Check voor business teams

Door Bart Slaets
#ITer #InnovatingSoftware #PeopleManager #CultureEatsStrategyForBreakfast #HusbandWith3Kids #Cycling

In de afgelopen jaren hebben we bij Protime enorme veranderingen ondergaan binnen de softwareontwikkelingsafdeling. We worden steeds wendbaarder dankzij het toepassen van de Kanban-ontwikkelingsprincipes en geven veel initiatief aan de teams om de manier waarop ze werken te veranderen. Natuurlijk, met continue begeleiding en het blijven uitdagen van de werknemers en teams. De beweging die we maakten, was erg geïnspireerd door de Spotify-engineeringcultuur. Dit is, net als onze eigen reis, een doorlopend verhaal zonder deadline.

Betrokkenheid is essentieel voor succes

In mijn ervaring als Technology Director, heb ik geleerd dat stapsgewijs te werk gaan de beste manier is om vooruitgang te boeken. Dus, om eerst een klein ding te veranderen, kijken of het werkt, indien nodig wijzigingen aan te brengen en dan pas aan de volgende verandering te beginnen. Omdat onze bedrijfscultuur een van onze belangrijkste troeven is, is betrokkenheid van mensen essentieel in dit veranderingsproces. Als deze veranderingen zowel worden geïnitieerd als ondersteund door elk lid van een team, zullen ze gemakkelijker worden aanvaard.

Bewaar ook het algemene overzicht

Door te werken aan continue veranderingen gericht op dagelijkse processen, is het een uitdaging om een duidelijk overzicht te houden. Hoe gaat het in het algemeen? Hoe hoog is de werkdruk binnen de teams en kunnen ze dit aan? Hebben de teams het gevoel dat ze bijdragen aan het grotere geheel of zitten ze vast met frustraties? Om ervoor te zorgen dat uw team productief en vooral gemotiveerd kan blijven, is het essentieel om aandacht te schenken aan de gezondheid van het team.

Monitor de gezondheid van het team

Daarom hebben we eerst een kleine online vragenlijst opgesteld om teamleden te vragen hoe het ging met hun werkomstandigheden. Nadat ik dit een paar keer had gedaan, kreeg ik niet de gewenste resultaten (mensen vulden het niet in of leverden geen waardevolle feedback op). Ik vond toen een andere post op de Spotify-labsite over het Health Check-model. Dit was, beknopt uitgelegd, een eenvoudig te gebruiken visualisatie van wat er verbeterd kan worden binnen of rond een team, met gebruik van spelkaarten met stellingen voor de manager en verkeerslichtkaarten (rood - oranje - groen) voor de teamleden om te reageren op de stellingen.

https://cdn-images-1.medium.com/max/1000/1*TxyH0VRAjMfXUsRWaplYYQ.png"Veel bedrijven experimenteren met manieren om te meten en te visualiseren hoe het gaat met hun teams. Bijvoorbeeld managers of coaches in grotere organisaties die een idee willen krijgen van waar ze hun verbeteringsinspanningen moeten richten, systemische problemen moeten opsporen en teams helpen meer zelfbewust en oplossingsgericht te worden. ... Het verbeteren van een organisatie is nog al te vaak giswerk. Een systemische aanpak met duidelijke visualisatie kan dit giswerk verminderen. "

By Spotify Labs - Squad Health Check model

 

Dus, zoals velen voor mij, heb ik de presentatie gedownload en uitgeprobeerd met een van onze ontwikkelingsteams. De feedback was geweldig. Iedereen vond het geweldig. Niet alleen het algemene resultaat van de groene of rode lichten is nuttig, maar ook de discussies die eruit voortvloeien en leiden tot kleine verbeteringspunten zijn van onschatbare waarde. Ook wordt het persoonlijke gevoel van elk teamlid zichtbaar, waardoor bepaalde onderwerpen gemakkelijker bespreekbaar worden.

Toepasbaar binnen de hele organisatie

Na deze Team Health Check te hebben getest binnen al onze Development feature teams, heb ik deze oefening uitgevoerd tijdens een directievergadering (zonder de software-specifieke kaarten natuurlijk). Ook tijdens de teamleader-meeting een week later, kwam het onderwerp naar boven over het meten hoe teams het doen binnen het bedrijf. Ik presenteerde de Team Health Check en het idee werd ook hier warm onthaald.

Daaropvolgend besloten we om de reeks kaarten aan te passen zodat ze van toepassing zijn binnen het hele bedrijf. Samen met onze HR-afdeling generaliseerden we de ontwikkelingsspecifieke stellingen. Zo hebben we bijvoorbeeld 'Gezondheid van de codebasis' gewijzigd in 'Gezondheid van onze toolbox', wat je kan vertalen in de stelling: ‘De tools die gebruik, helpen me in mijn dagelijkse werk'. Voor een verkoper kan dit een hulpmiddel zijn zoals CRM, en voor een supportmedewerker kan dit de ticketing-tool zijn.

Ten slotte hebben we een paar vragen toegevoegd die belangrijk waren om te meten binnen ons bedrijf. Zo hebben we vanwege onze snelle groei 'Workload' toegevoegd als een extra onderwerp.

Getest en goedgekeurd

De nieuwe Team Health Check werden afgedrukt op een kaartenset, die we vervolgens aan alle teamleiders hebben uitgedeeld met de aanmoediging om de oefening binnen hun eigen team uit te voeren.

Om de kaartenset te testen en mijn collega's te ondersteunen bij het gebruik ervan, heb ik de sessie in een paar teams uitgevoerd (marketing, financiën, ...). De feedback was zeer positief. Een paar teamleiders merkten dat verschillende teamleden hen meer vertelden in deze groepsbijeenkomst dan tijdens persoonlijke coaching. Waarschijnlijk omdat ze zich moesten concentreren op vooraf bepaalde onderwerpen die niet altijd een onderwerp zijn tijdens een één-op-één coaching.

De spelregels

Eén sessie duurt ongeveer anderhalf uur. Die tijd wordt korter als het team het al een of twee keer heeft gedaan. In dat geval zijn de teamleden al bekend met de onderwerpen en kunnen ze sneller antwoorden dan in de vorige sessie.

Om de sessie visueel op te volgen, heb ik een heel eenvoudig Excel-bestand gemaakt. Deze sheet laat ik op het scherm zien, zodat iedereen kan volgen waar we zijn.

Aan het einde van de oefening proberen we niet meer dan één of twee (kleine) actiepunten te kiezen om deze naar een groen licht te krijgen in de volgende sessie.

Persoonlijke benadering versus online calculators of tools

Ik heb ook berichten gelezen waarin het proces zich online en op een individuele basis afspeelt, of waar het automatisch trendlijnen berekent, maar ik probeer hiervan af te blijven. Hoewel dit mij elk kwartaal enige tijd kost, verkies ik de persoonlijke aanpak. Deze heeft niet alleen veel meerwaarde voor de teamleden, de groepsdiscussie geeft me ook meteen een duidelijk beeld mee over hoe het gaat met het team.

Ik kan het alleen maar aanmoedigen om het te proberen. Bart.

Test het zelf in jouw team!

Benieuwd om deze test zelf uit te voeren binnen jouw team? Onze ervaren culture incubator komt met plezier naar jullie toe voor een live demo of Team Health Check workshop. 

BESTEL HIER