Hoe bedrijven zich vaker enkel focussen op hun core en de rest uitbesteden.

Hans Devos

Naarmate een bedrijf groeit, merkt men vaak dat er geen tijd of mankracht genoeg is om alles zelf te doen. Steeds meer kleine of grote taken worden dan uitbesteed. Zo wordt bijvoorbeeld het IT-beheer uitbesteed, vertalingen aan een freelancer toevertrouwd of het beheer van de website aan een externe expert overgelaten. Klinkt dit je bekend in de oren? Of brengt het je juist op ideeën?

Dit overhevelen van enkele bedrijfsprocessen naar een externe partij wordt ‘Managed Services’ genoemd, en heeft als doel een hogere efficiëntie of lagere kosten. Dit type diensten bieden een antwoord op die groeiende vraag met een ‘full-option’ dienstpakket. Je blijft als organisatie eigenaar van de taken, maar je laat ze uitvoeren door externe experten die de nodige kennis en mankrachten kunnen inzetten voor deze taak. Hiermee kies je voor efficiëntie, continuïteit en tijdwinst.

Om een duidelijker beeld te kunnen vormen van dit type dienst sprak ik met Hans Devos, Consultancy Manager en bezieler van het nieuwe CO-Creation team dat Managed Services aanbiedt aan onze klanten.

Wat kunnen we begrijpen onder ‘Managed Services’?

Het biedt de klant de mogelijkheid om zich te concentreren op hun core business.” Daar waar we heel wat klanten hebben die bewust de beslissing nemen om de Protime oplossing zelf te beheren, biedt Managed Services net voor een aantal andere klanten de mogelijkheid om het beheer uit te besteden. Zo moet de klant minder investeren in de (operationele) kennis van de Protime oplossing en kan ze met deze gewonnen tijd meer prioriteit geven aan hun klanten en aan de interne taken.”

Waarom heb je het CO-Creation team in het leven geroepen?

“Door te investeren in een lange termijn relatie kunnen we meedenken met hun noden en zo oplossingen proactief aanbieden.” In onze ervaring binnen consultancy hebben we geleerd dat het een voordeel is voor de beide partijen als we de klant blijven begeleiden na implementatie van onze oplossing. Het doel is om de Protime oplossing optimaal te kunnen inzetten bij de klant. Om dit doel te bereiken hebben we een nieuw team in het leven geroepen dat zich uitsluitend zal focussen op managed services. Dit wil zeggen dat de klant één toegewijde consultant zal krijgen die hun proces door en door kent, een full back-up, een persoonlijk helpdesk mailadres met prio behandeling en indien nodig ruimere contacturen.

Welke meerwaarde bieden we onze klanten met onze Managed Services-overeenkomst?

“Welke taken de klant net gaat uitbesteden is erg business specifiek. Omdat Protime tijdregistratie software en diensten aanbiedt, betekent dit voor ons dat we de klant gaan ontzorgen in het hele proces van tijdregistratie tot payroll. Deze diensten kunnen zowel puur ondersteunend zijn of het (gedeeltelijk) overnemen van bepaalde processen. De uitvoering ervan kan bij de klant of vanop afstand gebeuren.

Zo worden bijvoorbeeld nieuwe releases in de Protime software modules twee keer per jaar overlopen met de klant, om te zien welke nuttig kunnen zijn voor de klant. Deze ‘Quick Scan’ bieden we nu ook al aan tegen betaling. In een Managed Service-overeenkomst zit dit inbegrepen in het basisaanbod.

Het mooie van een Managed Service overeenkomst is dat het aanbod een basis is, maar niet limitatief. Zo kan je als klant zelf bepalen wat je wilt uitbesteden en wat niet, zolang er maar goede afspraken worden gemaakt die de basis vormen voor deze lang termijn relatie."

Wat zijn de belangrijkste voordelen van Managed Services?

“Met een Managed Services contract gaan we een lange termijn relatie aan met de klant.” We worden een vertrouwde partner met een gegarandeerde kennis van hun omgeving. Het zal je maar gebeuren dat je HR-officer ziek valt en je geen back-up hebt met dezelfde kennis. Het kernvoordeel van een Managed Services-overeenkomst is dat je als klant niet moet investeren in kennis van de software. Door deze kennis uit te besteden ben je altijd zeker van resources back-up en bovenal ook up to date kennis. Zo bespaar je niet enkel tijd, maar ben je ook zeker dat je toepassing optimaal wordt ingezet waardoor je het beste kan halen uit je investering. Een win-win situatie.”

Een hype of een trend?

“We zien een groeiende trend in de interesse voor Managed Services.” Dit concept staat nog in zijn kinderschoenen. Klanten vragen steeds meer dit van type diensten omdat ze ervaren dat Protime als oplossing heel wat mogelijkheden biedt en dat ze intern niet steeds de resources hebben om deze te benutten."

 

Deze klanten doen een beroep op onze Managed Services

Essers, Nationale Bank van België, Danone, Tracé, CNH, VLS, …

 

Benieuwd waar Protime verlichting kan bieden in jouw HR-processen? Contacteer ons!