HR Trend: Performance Management

Protime HR Trend Performance Management

In een organisatie bepalen doelstellingen de koers, bieden focus en geven aan wat een bedrijf wil bereiken op korte en lange termijn. Dat kan in termen van winst, marktaandeel, groei of juist klanttevredenheid. Door het formuleren van heldere doelstellingen is de voortgang inzichtelijk en kunnen medewerkers hun eigen bijdragen inzien. Dat laatste draagt bij aan het plezier en de productiviteit van medewerkers.

Bedrijven met betrokken en getalenteerde medewerkers maken het verschil. Prestatiebeheer is een essentieel hulpmiddel voor organisaties om employee engagement te verhogen. Uit onderzoek van Hudson blijkt dat 40% van de medewerkers gemotiveerd wordt van het bespreken van prestaties. Ook is dit een leermoment, waardoor de prestaties verbeteren.

Continue feedback

Uit onderzoek van Protime Nederland blijkt dat 22% van de werknemers geen beoordelings- en/of functioneringsgesprek heeft. Ook de cijfers van Hudson bevestigen dit beeld. Het is opvallend, want het landschap voor werknemers is veranderd. Door de VUCA-omgeving (volatiliteit, onzekerheid, complexiteit en ambiguïteit) is het moeilijk plannen te maken voor de toekomst. Techniek heeft zich nog nooit zo snel ontwikkeld als vandaag. Daardoor moeten organisaties in staat zijn te reageren op veranderingen. Dit gaat niet lukken met een jaarlijkse beoordeling. In plaats van jaarlijks een beoordeling te houden, moet er tijdig en accurate feedback via regelmatige, informele prestatiegesprekken komen. Alleen op die manier ben je als bedrijf klaar voor de toekomst.

 ‘Bedrijven moeten de eenmalige jaarlijkse gesprekken afschaffen en er een coachend proces van maken’, zegt Protime-directeur Lucas Polman in een interview met MT. ‘Het functioneringsgesprek is een stressvolle aangelegenheid, dat geeft een derde van de bevraagde duizend medewerkers aan. Er hangt veel van het gesprek af en doordat dergelijke gesprekken maar één keer per jaar plaatsvinden, is het volgens Polman lastig om het hele jaar goed te evalueren. Daarnaast krijgt 28 procent van de werknemers vooral negatieve feedback voor de kiezen, slechts in 16 procent wordt er gefocust op talent en kwaliteiten. ‘Logisch dat medewerkers daar wakker van liggen.’

Focus op ontwikkeling

Het onderzoek van Hudson toont aan dat het bespreken van de professionele ontwikkeling en loopbaanverwachting van een medewerkers een motiverende invloed hebben op de prestaties. Managers bespreken helaas vaak het gedrag van de medewerker (de manier waarop de klus geklaard is). Uit onderzoek van Protime blijkt dat 58% van de medewerkers claimt dat de leidinggevende niet op de hoogte is van die bezigheden en prestaties…

Het toont dat er niet alleen naar achter gekeken moet worden, maar vooruit. Het doel van het prestatiebeheerproces is medewerkers stimuleren. Dat kan alleen worden gerealiseerd als medewerkers worden voorzien van ontwikkelingsfeedback en de groeimogelijkheden. 40% van de ondervraagden door Protime in de leeftijdscategorie tussen de 18 en 35 jaar zegt meer gecoacht te willen worden. En daar zitten de talenten die de organisatie wendbaar kan maken.

De rol van People managers

Leading by example is een veelgehoorde managementkreet. Uit onderzoek van het Centre for Excellence in Strategic Talent Management heeft aangetoond dat dit geen loze kreet is. Het leiderschap van de manager is dé belangrijkste factor die de effectiviteit van presentaties en betrokkenheid beïnvloed. Het onderzoek van Hudson zegt:

“Medewerkers die werken voor een manager die een empowerende leiderschapsstijl aanneemt, zijn gemotiveerder, meer betrokken en bekijken performance management als effectief. Echter, werknemers van wie de managers laag scoren op leiderschap zijn niet tevreden met het proces voor prestaties en hebben een lager betrokkenheidsniveau."

In de studie van het Centre for Excellence in Strategic Talent Management werd de impact van 5 'empowerment leiderschap' dimensies onderzocht: leading by example, gezamenlijke besluitvorming, coaching, informeren en bezorgdheid tonen. De waardering van de managers scoorde het hoogst op leading by example (3,56 uit 5), gevolgd door gezamenlijke besluitvorming (3,42 uit 5), informerend (3,35 uit 5), bezorgdheid (3,18) van de 5) en uiteindelijk coaching (2,83 van de 5). Met gemiddelde scores tussen 2,83 en 3,56 geven werknemers aan dat hun leidinggevende op deze dimensies veel beter moeten presteren. Interessant is dat van alle dimensies de dimensies 'coaching' en 'tonen van bezorgdheid' de grootste impact bleken te hebben op de betrokkenheid van medewerkers, terwijl dit de dimensies zijn die het laagste scoren in de ogen van de werknemers.”

Lucas Polman van Protime Nederland: “Iedereen heeft talent en het is aan de organisatie te helpen om dit talent naar boven te halen en te ontwikkelen. […] Voor managers betekent dit dat ze het directieve moeten inruilen voor een meer dienende vorm van leiderschap. Dit werkt alleen wanneer de doelstellingen en de prestaties helder en bespreekbaar zijn. Goed coachen kan immers enkel als je een helder beeld hebt van wat het personeel bezighoudt.”

Goede tools en goede People managers zijn essentieel voor het voortbestaan van een organisatie. Gesprekken zijn noodzakelijk, anders raakt de medewerker gedemotiveerd. Bedrijven moeten investeren in managers en tools om het menselijk kapitaal te blijven cultiveren.

Klimaat van waardering

Uit het onderzoek van Protime blijkt dat 18% zijn productiviteit en doelstellingen alleen bespreekt als het niet goed gaat. 22% bespreekt dit nooit. 43% geeft aan dat productiviteit belangrijk is, maar dat niet gemeten wordt. 47% zegt dat het niet duidelijk en inzichtelijk is wie wat bijdraagt aan een doel. Als dan ook nog eens 58% van de werknemers het gevoel heeft dat de manager niet op de hoogte is van zijn bezigheden en prestaties, is de vraag: “Waar zijn organisaties mee bezig?” en “Waarom is er geen grotere leegloop?”.

Traditionele beoordelingssystemen zijn vaak gericht op het identificeren van zwakke punten en manieren om dit te verbeteren. Uit o.a. het onderzoek van Hudson blijkt dat dit weinig zin heeft. Het is beter om te focussen op sterke punten en deze verder uit te bouwen, dan te hameren op zwakke punten.

Lucas Polman: ‘Wijs je medewerkers alleen maar op de verbeterpunten, dan zal die persoon nooit echt tot bloei komen’, vertelt hij in een ander interview met MT. ‘Positieve feedback helpt medewerkers daarentegen wél uit te blinken in hun werk. Want uit onderzoek naar wat medewerkers motiveert om hun werk goed te doen, blijkt interessant werk op nummer één te staan en erkenning op twee.’

Collectieve ambitie

Op de vraag ‘In welk aspect van de bedrijfsdoelstellingen zou u het liefst meer inzicht willen hebben?’ koos 29% voor ‘de bedrijfsdoelstellingen zelf’ en 27% mijn individuele bijdrage aan doelstellingen. Een belangrijke functie van performance management is de verwachting van werknemers te verduidelijken en hen te helpen begrijpen hoe de individuele en teamprestaties bijdragen aan de missie en het doel van de organisatie.

Het hebben van een gezamenlijk doel, het ‘weten waar je aan werkt’, op individueel en teamniveau draagt bij aan een grotere betrokkenheid. En dat is waar veel performance-managementsystemen te kort schieten. Ze zijn alleen op het individu gericht. Een ideaal systeem laat zien wat een medewerker en een team bijdragen aan de totale doelstellingen.

Bijdrage erkennen

Het Hudson onderzoek zegt dat zelfs als al het bovenstaande gedaan wordt, kan het nog mislopen op de waardering. Werknemers krijgen graag erkenning en waardering voor het geleverde werk. Dit gaat verder dan een bonus. Geld is niet de belangrijkste motivatiebron. Alleen wanneer een manager de juiste leiderschapskills heeft en de werknemer de mogelijkheid geeft te ontwikkelen, blijft de werknemer gemotiveerd.

Conclusie

Een groot deel van de organisaties meet de productiviteit niet, terwijl ze er wel waarde aan hechten. Dat maakt het erg lastig om te sturen en te verbeteren. Als dit onderwerp niet bespreekbaar is en iedereen er anders over denkt, is sturing simpelweg niet mogelijk. Het is schokkend dat maar liefst 40 procent niet met zijn manager over het onderwerp praat. Productiviteit zou beter meetbaar en bespreekbaar moeten zijn, zeker in deze kenniseconomie waarin prestaties zo belangrijk zijn.

Iedereen heeft talent en het is aan de organisatie om medewerkers te helpen om dit talent naar boven te halen en te ontwikkelen. Dit maakt werknemers meer betrokken en gelukkiger. Er zou dus meer tijd en geld beschikbaar moeten zijn om persoonlijke ontwikkeling te stimuleren. Hiervoor is meer coaching van de leidinggevende vereist. Voor managers betekent dit dat ze het directieve moeten inruilen voor een meer dienende vorm van leiderschap. Dit werkt alleen wanneer de doelstellingen en prestaties bespreekbaar zijn. Goed coachen kan immers enkel als je een helder beeld hebt van wat het personeel bezighoudt. Dit komt de organisatie zeker ten goede en maakt ze futureproof.

Blog

40% krijgt onrealistische productiviteitseisen opgelegd

Protime over productiviteitseisen

Productiviteit hoog op waarde geschat, maar niet besproken binnen organisatie

Blog

Protime wederom uitgeroepen tot Great Place to Work

Protime Nederland GPTW Awards

De organisatie sleepte tevens de special award voor ‘Luisteren’ in de wacht