‘Onze standaardintegratie vermijdt duur maatwerk’

Protime Geodynamics partnership locatie en tijdregistratie

Al sinds 2004 is GeoDynamics een toonaangevende speler op het vlak van locatiegebaseerde softwareoplossingen. Initieel installeerde het West-Vlaamse bedrijf track-and-tracesystemen in voertuigen, maar door de jaren heen specialiseerde het zich meer en meer in tijdregistratie. ‘Hiermee richten we ons vooral op bouwbedrijven’, legt managing partner Stijn Stragier uit. ‘Vroeger werden de werkuren daar manueel genoteerd op een werkbonnetje. Wij hebben het hele systeem gedigitaliseerd.’

‘Onze badgelezer registreert wanneer werknemers vertrekken naar de werf en daar aankomen. ’s Avonds wordt het omgekeerde traject gemeten. Op die manier krijgt de personeelsadministratie een perfect zicht op de mobiliteitsvergoeding en de gewerkte uren. De digitale gegevens zijn bovendien steeds correct en kunnen makkelijk verwerkt worden dankzij een koppeling met alle sociale secretariaten. Via onze activiteitenregistratie geven we onze klanten ook inzicht in de tijdsbesteding aan specifieke taken op de bouwplaats. Die informatie vormt de ideale voedingsbodem voor ERP-systemen.’

Net zoals GeoDynamics is ook Protime gespecialiseerd in tijdregistratie. Toch is er een verschil tussen beide spelers. De oplossingen van Protime richten zich vooral tot interne medewerkers, terwijl GeoDynamics focust op mobiele arbeiders. Die laatste doelgroep zorgt voor extra uitdagingen: de verloning is op uurbasis, er zijn toeslagen voor zondag- of nachtwerk, er gelden verplichtingen die per CAO geregeld worden, … Een accurate meting op het veld is noodzakelijk, want al deze componenten maken deel uit van de loonbrief.

‘De tijdregistratie van mobiele arbeiders
houdt extra uitdagingen in’

Koppen bij elkaar

Nadat beide bedrijven elkaar hadden ontmoet bij een gemeenschappelijke klant, ontstond het idee om een partnership uit te werken. ‘Die bewuste klant wou een integratie tussen onze afzonderlijke pakketten’, verduidelijkt Yves Van de Venne, Teamlead Technology Operations bij Protime. ‘We hebben dan de koppen bij elkaar gestoken om een standaard framework voor onze gezamenlijke klanten uit te werken.’

‘Die samenwerking heeft geleid tot een koppeling tussen onze webservices voor het uitwisselen van data die nodig zijn voor de berekening en automatisatie van de payroll. De integratie komt er concreet op neer dat GeoDynamics allerlei gegevens van mobiele medewerkers registreert en die meteen doorstuurt naar het Protime-platform. Denk aan informatie over de in- en uittiktijden op de werf, de duur van de reistijden van en naar de bouwplaats, de afgelegde afstanden, …’

Intussen halen klanten als Engie, Assa Abloy, Technigroup en Electro Zwijsen al hun voordeel uit deze nauwe integratie. ‘Het gaat stuk voor stuk om bedrijven die zowel interne als mobiele medewerkers hebben’, zegt Matthias Braekevelt, analist in het softwareteam van GeoDynamics. ‘Zij krijgen alle gegevens nu op één platform, en hoeven dus geen payrolldata in afzonderlijke pakketten meer te beheren. Het manueel overzetten van gegevens behoort helemaal tot het verleden.’

‘GeoDynamics zweert bij het principe van ‘single source of truth’. Met andere woorden: er is slechts één waarheid. Die filosofie vind je ook terug in onze koppeling met Protime. Het unieke is dat de integratie op veel meer betrekking heeft dan enkel op de gepresteerde uren. We sturen immers ook gegevens over de mobiliteit, de werkuren per project en eventuele extra premies door. Zo kunnen vanuit het Protime-platform, dat deels gevoed wordt door GeoDynamics, alle loonbrieven gegenereerd worden.’

‘Onze klanten hoeven geen payrolldata in
afzonderlijke pakketten meer te beheren’

Tweede integratie

Het partnership tussen Protime en GeoDynamics heeft ook geleid tot de uitwerking van een tweede collectieve oplossing. ‘Meer bepaald: voor CheckInAtWork, de verplichte aanwezigheidsregistratie in bepaalde sectoren’, vertelt Yves Van de Venne. ‘GeoDynamics had al eerder de koppeling gelegd met de RSZ, en werkt nu als een ‘bus’ waarlangs Protime automatisch het rijksregisternummer, het ondernemingsnummer en de werklocatie doorstuurt zodra een werknemer intikt. Onze klanten hoeven dus geen apart systeem meer aan te kopen.

De troeven voor de eindgebruiker zijn duidelijk. Maar ook Protime en GeoDynamics zelf plukken de vruchten van hun samenwerking. Met een standaardintegratie kan je immers duur maatwerk vermijden. In plaats van programmeren is het nu eerder een kwestie van configureren en automatiseren. ‘We spreken bovendien dezelfde taal’, zegt Matthias Braekevelt. ‘Daardoor kunnen we onze applicaties vlot op elkaar afstemmen. Onze neuzen wijzen in dezelfde richting, ook al hebben we elk een eigen filosofie.’

‘Maar uiteraard houdt zo’n samenwerking ook enkele uitdagingen in. De opstart van een verloningssysteem binnen een bedrijf is alvast een gevoelig project voor de klant en voor zijn werknemers. Daarin is geen marge voor fouten. Je kan dus niet zomaar ‘proberen’. Van bij het eerste gesprek moet iedereen meteen vanuit een abstract idee meedenken tot aan de uiteindelijke loonbrief. Wanneer iemand rond de tafel iets over het hoofd ziet, betekent dit meestal: een maand langer testen.’

‘Bovendien worden we geacht elke registratie zo snel mogelijk door te sturen’, merkt Yves Van de Venne op. ‘We moesten dus een mechanisme inbouwen dat onmiddellijk een nieuwe poging onderneemt na een eventuele storing. Zo’n onderbreking kan gebeuren op het niveau van Protime, van GeoDynamics of van de RSZ. Onze klanten rekenen erop dat hun data realtime verstuurd worden, en dat er na een storing geen enkele registratie verloren gaat. Daar moeten we op elk moment over waken.’

 

Wie is GeoDynamics?

  • Hoofdzetel in Kortrijk
  • Telt 35 medewerkers
  • Belgische marktleider inzake mobiele tijdregistratie
  • Belgische topdriespeler wat betreft track-and-tracesystemen
  • Aanwezig in 38.000 voertuigen
  • Heeft 3.300 klanten

Ontdek hier meer over GeoDynamics