Loonkost en Hamburgers

loonkost en hamburgers

Een zakenman is gehaast en stapt een fastfoodketen binnen. Hij bestelt een hamburger en wacht geduldig. Hij ziet hoe één man razendsnel een broodje opensnijdt en een tweede man die er behendig ui en tomaat aan toevoegt. Na een minuut geeft de winkelverantwoordelijke beide mannen een compliment over hun snelheid en gooit het resultaat vakkundig in de vuilnisbak. Dit proces herhaalt zich een drietal keer voor de zakenman de winkelverantwoordelijke aanspreekt.

“Wat zijn jullie aan het doen?”, vraagt de zakenman.

“We optimaliseren onze doelstellingen.” antwoordt de verantwoordelijke. “We krijgen een bonus wanneer ieder zijn taak 10% sneller kan afronden. Alleen is de man die de hamburgers bakt vandaag ziek. “

 

De realiteit is geen sprookje

Het bovenstaande verhaal komt misschien atypisch over, maar binnen veel organisaties is dit de dagdagelijkse gang van zaken. Een planning ontspoort vaak volledig door onvoorziene omstandigheden en slecht gekozen KPI’s.

De kern zal voor organisaties herkenbaar zijn: het personeel doet wat het moet doen maar is niet effectief aan het werk. Hierdoor mislukt de planning en worden onnodig veel (loon)kosten gemaakt.

Personeel is een grote kostenpost. Voor Retail gaat dit tot 30% van de totale kosten. Loonkosten zijn na inkoopkosten de grootste kostenpost. In de horeca zijn de personeelskosten met gemiddeld 28%[1] de grootste kostenpost, er zijn zelfs uitschieters naar 45%.

Autogrill bespaart 2,5% van haar totale kosten met een druk op de knop

Bedrijven die kiezen voor een vakkundige personeelsplanning kunnen aanzienlijke kosten besparen. Autogrill is zo’n bedrijf. Autogrill is een onderneming met ruim 60 wegrestaurants, 6 hotels en verschillende bars & restaurants op de luchthavens van Brussel, Hamburg en Stuttgart. De loonkosten zijn goed voor 40% van de totale kosten.

‘Een simpele berekening leert, uitgaande van Autogrill, dat bij een inefficiënte planning van 30 minuten, 2,5% van de totale kosten niets oplevert. Stel je voor hoe dat bij een langere periode is…’ – Barry Claessens, Key Accountmanager Retail

 

Bij de hotels en wegrestaurants van Autogrill is de doorloop van gasten goed te voorspellen. Toch zijn er een aantal variabelen die op korter termijn een effect hebben op de personeelsplanning. Op de luchthaven zijn er meer variabelen. Als het eerste vliegtuig 30 minuten later opstijgt dan eerder was gemeld, zou dat kunnen betekenen dat het personeel wat als eerste moet starten, 30 minuten niets staat te doen. Werkt het personeel 8 uur per dag, dan is van de loonkosten 6,25% vergooid, omdat er bij gebrek aan klanten veel minder omzet gedraaid zal worden. Dit staat gelijk aan 2,5% van de totale dagelijkse kosten.

Autogrill heeft tijdens de piekmomenten ruim 1000 medewerkers op Brussels Airport. De planning van al deze medewerkers wordt gebaseerd op 480 verschillende dagroosters. Een hels karwei voor HR.

‘Op de luchthaven is Protime voor ons niet meer weg te denken omwille van de automatische datacaptatie en nauwkeurige monitoring’ – Stan Monheim, CEO Autogrill France

 

Dankzij de software van Protime is er slechts 1 persoon nodig die alles in goede banen kan leiden. Door goede organisatie maakt Autogrill minder loonkosten en kan er meer verkocht worden: ‘Als de pauzes van de medewerkers te veel overlappen tijdens lunch, gaat dat onvermijdelijk ten koste van de klantenservice en ook van de financiële resultaten. Is er wel een medewerker die koffie verkoopt tijdens de lunch, levert dat extra omzet op.’ zegt Stan Monheim, CEO Autogrill France.

Anticiperen, niet remediëren

Dankzij de software van Protime is het mogelijk te anticiperen op verschillende situaties, zoals bij een vertraagd vliegtuig. Op die manier kan het personeel gemakkelijk efficiënt ingezet worden. Door een koppeling met bijvoorbeeld dagomzet kan er direct op de planning ingespeeld worden via een ‘scenario’. Zo wordt meteen voorgesteld hoeveel mensen er beschikbaar zijn en wat de verwachte variabelen zijn. De juiste dagroosters instellen wordt zo kinderspel. Die roosters worden weer zichtbaar in de Employee Self Service Tool van Protime, waardoor de werknemers direct zien hoe laat ze aan het werk moeten.

Hoe nu verder?

Door medewerkers tijd te laten registreren kan naast de geplande tijd ook de werkelijk gewerkte tijd berekend worden. Die tijdregistratie-informatie wordt weer teruggestuurd naar de Protime-software, waarna er een bestand gegenereerd wordt dat de basis vormt voor o.a. de salarissen.

What’s in it for Retail?

  • Automatiseert de communicatie met het personeel via de Self Service Tool
  • Geeft HR-verantwoordelijken de tools voor het implementeren en managen van een strategisch en flexibel personeelsbeleid
  • Helpt de afdelingshoofden bij het plannen van de personeelsinzet
  • Biedt het management relevante informatie voor het monitoren van de rentabiliteit van de onderneming
  • Protime kan real-time interface met zowel apparatuur, zoals kassasystemen en applicaties zoals ERP-pakketten. Dit zorgt er bijvoorbeeld voor dat je data slechts eenmaal moet ingeven, wat een meerwaarde is voor je data identity management.
 

[1] Cijfers FirmFocus