Fermette Food Group koos voor myProtime en Orditool

‘’Intuïtief en gebruiksvriendelijk”

Voor de Oostendse voedingsdistributeur Fermette betekende de start van 2020 een nieuwe uitdaging. De samensmelting met een Waalse sectorgenoot leidde namelijk tot het ontstaan van de nieuwe Fermette Food Group. De oplossingen van Protime zorgden mee voor een vlotte overgang.

Al in 1945 legde het familiebedrijf Vleeswaren Depuydt de fundamenten van het huidige Fermette Food Group. In drie generaties groeide deze traditionele slagerij uit tot een belangrijke speler met een uitgebreid assortiment aan fijne vleeswaren, salades, bereide gerechten, diepvriesproducten en kaas. In het voorbije decennium droegen verschillende overnames en samenwerkingen bij tot de groei van het bedrijf. Sinds 1 januari 2020 bundelen Fermette en het Waalse Père Lejeune hun krachten in Fermette Food Group.

De nieuwe groep vertegenwoordigt een jaaromzet van 110 miljoen euro en stelt ruim 210 mensen tewerk. ‘Voor bepaalde afdelingen bracht de samenwerking met Père Lejeune grote veranderingen met zich mee’, getuigt human resources assistant Charlotte Souvagie. ‘HR werd voortaan volledig vanuit Oostende beheerd, en was dus genoodzaakt om zijn toenmalige werking te reorganiseren. De zoektocht naar zowel een nieuw sociaal secretariaat als een nieuw systeem voor tijdregistratie kon beginnen.’

Via SD Worx kwam Fermette Food Group in contact met de oplossingen van Protime. ‘We hebben ook enkele alternatieven onderzocht, maar die waren naar onze mening minder compleet’, zegt Charlotte. ‘De link met SD Worx leek ons alvast een meerwaarde. We hadden bovendien een aantal concrete eisen. Er was bijvoorbeeld nood aan een cloudtoepassing die altijd up-to-date is, zodat we steeds mee zijn met de nieuwste ontwikkelingen. Maar we wilden ook een systeem dat gebruiksvriendelijk, intuïtief en visueel aangenaam was.’

‘We wilden een cloudtoepassing die altijd up-to-date is, zodat we steeds mee zijn met de nieuwste ontwikkelingen.’

Charlotte Souvagie, human resources assistant Fermette Food Group

De opstart

De zoektocht naar een geschikte oplossing startte in de zomer van 2019. An Vandecaveije, HR Manager: ‘In september hakten we de knoop door en kozen we voor Protime. Daarna volgde een analysefase. Want alvorens het nieuwe systeem te kunnen implementeren, moesten we ons verdiepen in alle HR-dossiers. Elk detail werd in vraag gesteld en juridisch afgetoetst. De uiteindelijke lancering van de nieuwe toepassingen gebeurde op 1 januari 2020, samen met de geboorte van Fermette Food Group.’

De nieuwe groep maakt gebruik van myProtime, ProTeam (voor de afdelingsverantwoordelijken) en Payroll via SD Worx. ‘De integratie vormde voor ons een grote uitdaging, onder andere vanwege de korte tijdspanne’, zegt An. ‘Maar uiteindelijk is het hele traject tot een goed einde gekomen. We zijn nu een aantal maanden verder, en de argumenten die destijds de doorslag gaven om te kiezen voor Protime, zijn intussen bevestigd. Het systeem is dynamisch, werkt zeer intuïtief en houdt rekening met tal van parameters. Ook de rapportage werkt erg vlot.’

‘De argumenten die destijds de doorslag gaven om te kiezen voor Protime, zijn intussen bevestigd.’

An Vandecaveije, Human Resources Manager Fermette Food Group

‘De hoge graad van automatisatie is sowieso een belangrijk pluspunt. Vandaag voeren we nog heel wat manuele controles uit, maar we zijn ervan overtuigd dat we het systeem meer en meer autonoom kunnen laten werken. Nu al zijn de verlofaanvragen geautomatiseerd, waardoor het proces minder foutgevoelig is. Ook onze medewerkers ervaren myProtime als een zeer toegankelijke toepassing. De invoering ervan heeft dan ook geen extra ballast voor onze HR-afdeling met zich meegebracht.’

Oplossingen op maat

Ook de samenwerking met het Protime-team ervaart Fermette Food Group als erg positief. ‘Ons project bracht enkele uitdagingen met zich mee, maar Protime bleek een betrouwbare partner tijdens het hele traject’, zegt Charlotte. ‘En dat is vandaag niet anders. Protime is zeer klantgericht en zoekt mee naar oplossingen op maat van de gebruiker. Wij hadden na de lancering nog een aantal bijkomende wensen, onder andere om het systeem zelfstandig bepaalde berekeningen te laten uitvoeren. Daarvoor wordt nu een oplossing gezocht.’

Mogelijk zal Fermette Food Group het systeem in de toekomst nog verder uitbreiden. Vandaag maken de teamleaders al gebruik van ProTeam. Ze nemen hiermee deels het werk van HR uit handen door al een eerste controle op de anomalieën uit te voeren. De kans bestaat dat het bedrijf de module nog verder verruimt met ProTeam Planning. Met deze uitbreiding kunnen afdelingsverantwoordelijken hun team plannen op taakniveau. Dat doen ze door de uurroosters van hun medewerkers aan specifieke projecten te koppelen.

Het feit dat alle modules aan elkaar gelinkt zijn, vindt Charlotte Souvagie een aanzienlijke meerwaarde. ‘We kunnen hieraan zelfs externe toepassingen zoals Orditool (Technical Fleet Management Software) koppelen’, illustreert ze. ‘Fermette Food Group telt 32 chauffeurs, en de logistieke sector is vrij gecompliceerd qua uurverwerking. Orditool leest de tachograafgegevens van onze vrachtwagens in. Vanuit Protime voegen wij hieraan de in- en uitboekingen toe, samen met de afwezigheden. Deze data worden daarna in de transportkalender van SD Worx verwerkt.’

‘Protime bleek een betrouwbare partner tijdens het implementeren, en dat is vandaag niet anders.’

Charlotte Souvagie, human resources assistant Fermette Food Group