Ambassadeur Euramax getuigt: Efficiënt en feilloos uren registreren

"Meer tijd beschikbaar aan productielijn en voor management"

   

Inhoud

Inklokken
Planning
Verlof
Toegang
Complexe administratie

 



 

Euramax produceert premium voorgelakt metaal. Wereldwijd wordt het door hen gecoate aluminium toegepast op caravans, trucks en bussen en als gevelpanelen in de bouwindustrie. Met fabrieken in Nederland en het Verenigd Koninkrijk en diverse verkoopkantoren in het Midden-Oosten en China bedienen ze klanten over de hele wereld. Samen met Protime heeft Euramax nu de urenregistratie volledig geautomatiseerd, eerst alleen in Nederland. Dat levert zowel HR, management als de productielijn extra tijd op. Die ze nuttig besteden om voor hun klant net dat stapje extra te kunnen zetten.

De fabriek in Roermond is een no-nonsense productieorganisatie met circa 200 toegewijde medewerkers die met elkaar begaan zijn, velen werken hier al 25 jaar. Vaklui en productielijn werken samen als één geoliede machine. Minder geolied was echter het proces van urenregistratie. Want eerdere pogingen om dat proces te digitaliseren slaagden niet, waardoor ze de gewerkte uren nog steeds op papieren blokkaarten schreven, die handmatig werden gecontroleerd en verwerkt. Van die omslachtige werkwijze wilden ze nu definitief af.

“Dankzij Protime hebben we op elk moment van de dag een duidelijk en actueel overzicht van de verlofsaldi en aan-/afwezigheid. Nu kunnen we sturen op deze uren.”

Esther van Workum, HR Manager Euramax

Inklokken

Vandaag klokken medewerkers in- en uit met een persoonlijke badge bij één van de zeven digitale klokken die Protime in het pand aanbracht. Daarnaast kan elke medewerker in zijn persoonlijke selfservice portaal zijn gewerkte en geplande uren inzien en de administratie controleren. Of de overuren correct staan vermeld, of hij daarvoor tijd voor tijd kan schrijven of dat het extra uitbetaald wordt. Dat kan hij volledig zelfstandig en op elk moment doen. Een gerust gevoel.

“Protime is een fijn en gebruiksvriendelijk systeem. Ook medewerkers die weinig affiniteit met computers hebben, kunnen goed met Protime overweg.”

Hannie van Dooren, HR-medewerker Euramax

 

 


Soepele afhandeling dankzij samenwerking met payroll provider

De salarisadministratie was al goed geregeld via SD Worx. Met Protime namen ze nu een systeem voor urenadministratie in gebruik dat hier naadloos mee communiceert. Waardoor hun salarisadministratie nu wordt gevoed met zuivere data en dat proces volledig automatisch verloopt. Een wereld van verschil met de oude situatie, waarin de HR-afdeling handmatig de gewerkte uren controleerde en handmatig in SD Worx invoerde. Behalve geestdodend, duur en tijdrovend was dit proces ook foutgevoelig.

Nu niet meer. Alle individuele emolumenten van de arbeidsvoorwaarden worden perfect toegepast, en alle verlofrechten worden strak geadministreerd. Live inzichtelijk voor alle betrokkenen. Wat extra handig is, omdat sommige medewerkers nog gebruik maken van oude regelingen, en andere werken op basis van recentere voorwaarden. Het maakt niet uit, de HR-afdeling heeft er geen omkijken meer naar. Wat hen minstens 24 uur werk per week scheelt. 



 

 

Planning

De planning is digitaal voor iedereen inzichtelijk. Elke wijziging wordt realtime verwerkt. Ook kan elke medewerker in zijn persoonlijke portaal zijn geplande diensten bekijken en controleren of de diensten kloppen, en of de bezetting klopt. Voorheen had alleen de teammanager het actuele overzicht van de bezetting, nu heeft iedereen dat. Door de transparantie en het gemeenschappelijke verantwoordelijkheidsgevoel is de kans op fouten minimaal.

"De samenwerking met Protime en onze IT-projectmanager was een perfecte match, waardoor we in een korte tijd grote stappen konden maken." 

Esther van Workum en Hannie van Dooren, Afdeling HR Euramax

Verlof

Via dezelfde weg kun je verlof aanvragen. In het selfservice portaal kunnen medewerkers hun opgebouwde rechten bekijken. Ze controleren zelf de planning of hun eventuele afwezigheid problemen in de bezetting oplevert. Vervolgens dienen ze digitaal een verlofaanvraag in. Dan gebeuren er twee dingen: direct staat er in de openbare planning een notificatie van eventuele afwezigheid. En de betreffende teammanager ontvangt een pushbericht, hij checkt of de bezetting op orde is en beoordeelt de aanvraag. Daarna worden zowel de persoonlijke administratie als de planning automatisch bijgewerkt. Iets dat voorheen nog veel handwerk en zorgen opleverde.

Toegang

Met de badge als sleutel past Euramax ook toegangscontrole toe. Vanwege veiligheid mag niet iedereen het pand betreden, je komt alleen binnen met een badge, een bezoeker moet zich registreren. Datzelfde geldt voor de technische ruimte, vanwege strenge kwaliteitsnormen mogen uitsluitend bevoegde personen naar binnen. Dat is in Protime eenvoudig te managen: heb je de juiste certificering, dan krijg je de rechten en opent jouw badge de deur. Anders niet. Dit werkt zo eenvoudig dat ze op deze manier ook de toegang tot het magazijn hebben ingesteld. 

 

 

 

Complexe administratie

De productielijnen staan non-stop aan, in drie ploegendiensten wordt de productielijn continu bemand, op vaste tijdstippen wisselen de ploegen. Dat is anders dan een kantoorbaan, maar administratief is het nog heel overzichtelijk. Het wordt complexer met de technische dienst, die juist ook aan de slag moet buiten geplande uren. Storingen, oproepbasis, overuren, wisselende bezetting, de administratieve afhandeling is lastiger. Al die uitzonderingen kan Protime uitstekend aan. En het is helder: wanneer er flexuren of overuren worden geschreven bijvoorbeeld. De automatische administratie laat geen ruimte voor discussie. Zo ook de planning. Die is altijd realtime bijgewerkt en voor iedereen inzichtelijk, zodat daar geen misverstanden over bestaan. Daardoor kosten planning en administratie voor productiemedewerkers en managers veel minder tijd. Het regelt zichzelf. En het is allemaal veel overzichtelijker. 

 
Ontdek myProtime
 
 

 

 

 

De voordelen van Protime in kaart gebracht door Euramax

  • Uitdaging: De bestaande manier van uren registreren was bewerkelijk en foutgevoelig
  • Oplossing: Protime leverde een geïntegreerd urenregistratiesysteem dat naadloos is gekoppeld aan de salarisafhandeling 
  • Resultaat: Euramax Coated Products heeft de processen van plannen, tijd schrijven, en de verwerking van arbeidsvoorwaardelijke emolumenten efficiënt georganiseerd
  • Voordelen:
    • Volledig geautomatiseerde salarisadministratie met zuivere input 
    • Meer duidelijkheid en autonomie op de werkvloer
    • Meer tijd beschikbaar aan productielijn en voor management
 

 

 

 

Blog

Een klant getuigt: Bonache

Om een kwalitatieve dienstverlening te garanderen, doet de personeelsadministratie van Bonache voortaan een beroep op Protime. “Een wereld van verschil”, zegt HR-verantwoordelijke Lara Dirkx.

External Blog

E-book: Naar flexibiliteit in HR

Een stevige basis voor evenwicht en wendingen om mee te surfen op de golven van verandering: dat is de toekomst van HR in een notendop. Voortdurende innovatie en een wendbare mentaliteit zullen cruciaal zijn.