Hoe kan Scrum ook jouw werkplanning verbeteren?
We verliezen gemiddeld 1 uur per dag aan het plannen van onze werkdag. Heel vaak krijgen we ook het geplande werk niet af door continue afleidingen en tussenkomende vragen. Daar zitten we dan met onze to do lijst. Na elke meeting wordt deze lijst nog langer en weet je eerlijk gezegd niet meer wat eerst te doen. Herkenbaar? Je bent niet de enige…
In de IT-wereld werken ze daarom al enkele jaren met de Scrum-methodiek. Dit is een projectmanagement methode waarbij een project wordt opgedeeld in kleinere taken met een korte deadline van maximaal 1 week. Voordat er een nieuwe taak bij kan komen moeten de bestaande taken geëvalueerd en opgelost worden.
Om dit overzichtelijk te maken voor het hele team wordt het proces opgedeeld in verschillende stappen. De taken worden op post-it’s genoteerd die op een muur of white bord komen en de verschillende stappen doorlopen. Naarmate de taak vordert verschuift de taak meer naar rechts, totdat het is afgewerkt en van het bord wordt gehaald.
Scrum in 5 stappen
- Definieer je project en bepaal de doelstelling
- Verdeel je project in haalbare stappen met een korte termijn deadline
- Concretiseer per stap wat je moet realiseren en tegen wanneer
- Focus je op deze stap en beperk afleidingen van buitenaf (zoals mails, telefoon, internet, …)
- Evalueer na elke stap (planning, budget, problemen, …)
Door het snelle afronden en tussentijds evalueren kan er tijdens het proces continu bijgestuurd worden, wat de efficiëntie van het volledige team aanzienlijk verhoogt.
In team sprinten naar een gezamenlijk doel
Scrum een term die afkomstig is uit de rugbysport, waarbij een team samen een doel probeert te bereiken en de wedstrijd te winnen. Samenwerking is hierbij cruciaal, elke speler heeft zijn eigen rol en is daarom een belangrijke schakel in het team. En omdat in rugby het team op elk moment moet kunnen inspelen op de acties van de tegenspeler is flexibiliteit enorm belangrijk. Zo moet je in een goede Scrum ook snel kunnen inspelen op veranderende omstandigheden, zoals tegenslagen of veranderende wensen van de klant.
Een multidisciplinair en zelfsturend team ligt aan de basis van elke goede Scrum
Bij Protime hechten we veel belang aan transparantie van de doelstellingen en open communicatie van de stand van zaken. Hoe ver staat een team al met een project? Wat moet hier nog voor gebeuren en wie kan hierbij helpen? Door de Scrum methode toe te passen kunnen we in elke vorm van projectmanagement complexe taken stapsgewijs aanpakken als team.
Zo werken we bijvoorbeeld voor onze content marketing samen in een tool waarbij we de taken hebben opgedeeld van voorstel tot en met publicatie. Net zoals voor dit artikel wordt er een draft voorgesteld, collega’s kunnen hierop hun feedback geven, het artikel wordt vormgegeven en verschuift zo naar de finale publicatie stap. Doordat we werken in een complementair en autonoom team kunnen we zo meer en vaker content opleveren.
Van stand-up meetings naar online Scrum
Niet alleen in de IT-sector heeft men nood aan deze manier van werken, ook in de andere sectoren is er steeds meer aandacht voor productiviteit en flexibiliteit.
We zien daarom steeds meer online tools opduiken die ons hierbij kunnen helpen om onze projecten stapsgewijs te verdelen, toe te wijzen en op te volgen. In tegenstelling tot de IT-aanpak waarbij de projectstatus elke dag een ‘stand-up’ vergadering wordt overlopen, kan in een online samenwerkingsplatform zoals Protime 360° heel wat vergadertijd bespaard worden door rechtstreeks in de tool te communiceren met elkaar. Op deze manier is elke betrokken partij op de hoogte zonder dat er dagelijkse meetings nodig zijn. Ook de communicatie loopt gestructureerd per werkitem, in plaats van in vele versplinterde e-mails.