‘Dankzij Protime heeft Ambrogio minder kosten en meer tijd’

‘Dankzij Protime heeft Ambrogio minder kosten en meer tijd’

‘Ambrogio Trasporti’ zag in 1969 het levenslicht in Italië. Vandaag is de Ambrogio Group Europees pionier in intermodaal transport. De transportgroep heeft in Europa zo’n 250 werknemers, van wie 48 in België. Toen Andrés Ambrogio in 2015 in de voetsporen van zijn grootvader trad en het roer overnam, bracht hij het Italiaanse familiebedrijf in een digitale stroomversnelling. En daarbij kon een samenwerking met Protime niet ontbreken.

Met zes railterminals, een vloot van 421 goederenwagons en meer dan 1.600 intermodale eenheden heeft Ambrogio voor alle langeafstandsnoden een gepaste oplossing. De HR-oplossingen en operations van het familiebedrijf daarentegen waren voor verbetering vatbaar. Daarom gooide Andrés Ambrogio het over een andere boeg toen hij in 2015 onverwacht de leiding over het bedrijf kreeg.

De grootste HR-uitdagingen die Andrés te wachten stonden? ‘Efficiëntie, maar ook accuraat en overzichtelijk werken. En dat zowel voor de bedienden, arbeiders als chauffeurs, die bijvoorbeeld niet wisten hoeveel vakantiedagen ze nog over hadden. En dan was er nog de rompslomp die een tikkaart met zich meebracht’, zegt de bedrijfsleider.

Vóór Ambrogio met Protime samenwerkte, had het transportbedrijf een inhouse, analoog systeem: een prikklok met fiches. ‘Daardoor kostte elke berekening enorm veel tijd’, vertelt Andrés. ‘Vakantiedagen aangeven en bevestigen, alle gepresteerde uren afzonderlijk berekenen… alles gebeurde nog op papier. Bovendien werkte het systeem vaak niet en je moest rekening houden met winteruur en zomeruur: één grote rompslomp’, gaat hij verder. Die werkwijze was niet alleen erg tijdsintensief, maar was ook niet erg transparant  tegenover werknemers. ‘Voor het minste moesten ze bellen of langskomen. En dan kwamen er natuurlijk nog meer vragen naar boven. Zo verloren beide partijen enorm veel tijd’, legt hij uit.

‘De lonen verwerken duurt nu maar een kwartier. Daardoor heb ik minder personeelskosten.’

- Andrés Ambrogio, bedrijfsleider Ambrogio Nv

Sneller, accurater, overzichtelijker

Andrés moderniseerde bij zijn aanstelling meteen de belangrijkste interne processen. Zo werd de vorige HR-partner vervangen door SD Worx, kreeg het analoge telefoonsysteem een digitale update met backup internet en moest het oude tiksysteem plaatsmaken voor de oplossingen van Protime.

Door de bedrijfsprocessen te optimaliseren, werkt Ambrogio aan zijn business continuity en liggen de personeelskosten lager. ‘De lonen verwerken neemt nu bijvoorbeeld maar een kwartier in beslag. Waarom zou ik daar dan nog iemand voor aannemen?’, klinkt het. ‘Dankzij Protime verloopt alles sneller, accurater en overzichtelijker. Zo kan ik makkelijk individuele rapporten ophalen en kunnen chauffeurs en arbeiders zelf hun saldo checken, vakantiedagen aanvragen en werktijden raadplegen via de app. Alle partijen ondervinden er de voordelen van’.

‘Samenwerken met bedrijven die proactief meedenken, maakt je leven als bedrijfsleider een stuk makkelijker.’

- Andrés Ambrogio, bedrijfsleider Ambrogio Nv

Tip voor andere kmo’s

Andrés heeft geen spijt van zijn samenwerking met Protime. Zijn gouden raad voor andere kmo’s is dan ook gebaseerd op wat hij de voorbije vijf jaar zélf heeft doorgevoerd: ‘Werk zo veel mogelijk samen met bedrijven die proactief met je meedenken. Als zij onderling ook nog eens goed samenwerken, zoals in mijn geval SD Worx en Protime, wordt je leven als bedrijfsleider of personeelsverantwoordelijke een stuk gemakkelijker.’