Automatisering ondersteunt openheid

UPM ambassadeur Protime HR automatisering

Bij UPM in Antwerpen werken 35 mensen. Het Finse bedrijf zweert bij een open bedrijfscultuur en een flexibele werkomgeving. Dankzij de oplossingen van Protime kunnen medewerkers zowel op kantoor als thuis in- en uitklokken. Ook de vakantieaanvragen verlopen er nu veel vlotter dan vroeger.

United Paper Mills, kortweg UPM, is een houtverwerkend bedrijf met productie-eenheden en kantoren over de hele wereld. De groep stelt wereldwijd meer dan 19.000 mensen tewerk, en de Antwerpse vestiging telt 35 medewerkers. ‘Vermits we in België geen papier produceren, bestaat onze loonlijst hier enkel uit bedienden’, zegt Kristel Van Britsom. Zij is HR-verantwoordelijke voor België, maar is ook betrokken bij de facturatie en de logistieke planning van het bedrijf.

‘Het Belgische kantoor heeft twee afzonderlijke teams die instaan voor de customer service. Er is ook een afdeling die klachten behandelt, en een technical service die de kwaliteit van ons papier bij de klanten controleert. Alle leveringen in de Benelux en naar Noord-Frankrijk worden eveneens van hieruit gecoördineerd, en ook de facturatie voor heel West-Europa gebeurt vanuit Antwerpen. Daarnaast zijn er uiteraard nog onze salesmensen die voortdurend onderweg zijn.’

Kristel werkt zelf al 28 jaar in het bedrijf. Toen haar werkgever acht jaar geleden besliste om de drie Belgische vestigingen te centraliseren tot één Antwerps kantoor, haakten nogal wat werknemers uit het Brusselse af. ‘Het was een hele uitdaging om nieuwe geschikte krachten te vinden’, zegt ze. ’De talenkennis bleek aanvankelijk een struikelblok. Maar vandaag hebben we een zeer stabiel team: we slagen er al meerdere jaren in om onze mensen te behouden.’

Aandacht voor mens en milieu

Als houtverwerker hecht UPM veel aandacht aan duurzaamheid en het milieu. Het bedrijf waakt erover dat bossen enkel gerooid worden met de vereiste certificaten, en plant zelf nieuwe bomen wanneer er andere geveld worden. ‘We hebben ook regelmatig contacten met Greenpeace’, illustreert Kristel Van Britsom. ‘En samen met biologen ontfermen we ons over het lot van bedreigde diersoorten. Daarnaast produceren we ook biobrandstoffen die gemaakt worden van biomassa op houtbasis.’

Naast duurzaamheid draagt UPM waarden als vertrouwen en openheid hoog in het vaandel. ‘We organiseren jaarlijks functioneringsgesprekken, maar binnen onze open bedrijfscultuur staan de deuren van het management altijd open,’ legt Kristel uit. ‘Mijnheer en mevrouw kennen we hier niet. Vanuit de typisch Finse mentaliteit streven we ernaar mensen zich goed te laten voelen op de werkvloer. We laten wekelijks fruit leveren, voorzien massages, … Zulke kleine initiatieven maken vaak het verschil.’

Ook flexibel werken illustreert de HR-benadering van UPM. ‘Sinds vorig jaar werkt iedereen hier met een laptop,’ zegt Kristel. ‘Doordat we alle vaste computers geband hebben, kunnen veel medewerkers nu ook thuis werken. En dat is geen overbodige luxe, want het verkeer in en rond Antwerpen is een nachtmerrie. Voor een receptioniste is thuiswerk natuurlijk niet vanzelfsprekend, maar wel voor alle mensen binnen onze sales-, customer service- en logistieke afdelingen.’

‘Onze managers bevinden zich vaak in het buitenland. Vakantieaanvragen kunnen ze nu overal goedkeuren.’

Kristel Van Britsom, UPM

Ondersteuning door Protime

Een flexibele werkomgeving vergt een goede ondersteuning en opvolging. Kristel Van Britsom: ‘Sinds begin 2017 maken we gebruik van de oplossingen die Protime aanreikt. Die laten onze medewerkers alvast overal, dus zowel thuis als op kantoor, in- en uitklokken. Ikzelf volg als HR-verantwoordelijke alles vanop een afstand, maar het is vooral een kwestie van vertrouwen. We zijn ervan overtuigd dat onze mensen het systeem op een correcte manier gebruiken.’

‘In het verleden gebeurde binnen HR veel op papier. De automatisering is een grote spong vooruit.’

Kristel Van Britsom, UPM 

‘Vroeger gebeurde binnen HR veel op papier. Vakantiefiches moesten manueel ingevuld en goedgekeurd worden. Dankzij de doorgedreven automatisering die Protime hier introduceerde, kunnen aanvragen nu digitaal gebeuren. Onze managers bevinden zich vaak in het buitenland, maar kunnen elk verzoek overal goedkeuren. Dat is een grote sprong vooruit. En binnen de ProNet-module kunnen overuren vanaf 15 uur nu ook automatisch omgezet worden in vakantieaanvragen.’

‘Een bijkomend voordeel bestaat uit de rapporteringen die je uit het systeem kan halen. Ook het feit dat we als internationaal bedrijf kunnen garanderen dat werken op Belgische feestdagen automatisch dubbel betaald wordt, is een belangrijke troef. Bovendien zijn de oplossingen van Protime erg gebruiksvriendelijk. En wanneer er toch een vraag of een probleem opduikt, worden we erg snel verder geholpen. Protime voorziet trouwens ook opleidingen.’

 

Benieuwd hoe Protime ook uw HR-administratie kan innoveren? Klik hier

Interesse in een gesprek met Kristel Britsom over haar HR-aanpak of ervaring met de myProtime implementatie? Klik hier