Transform to perform

Van handmatig papierwerk naar digitaal HR beleid

Wat is de grootste uitdaging van employee engagement in een productie omgeving? De tijd van de afwezigheidsbriefjes is achterhaald, dat beseft bert Laurier, HR manager bij Imerys Graphite & Carbon, maar al te goed. Hoe kunnen we onze arbeiders tevreden houden? We vroegen het aan Bert Laurier, HR manager bij Imerys Graphite en Protime ambassadeur.

Imerys Graphite & Carbon, gesitueerd in Willebroek, produceert sedert 1982 Carbon Black voor elektrisch geleidende toepassingen. Hun koolstof wordt gebruikt als additief bij het maken van onder andere mobiele energie toepassingen (batterijen) en (warmte)geleidende polymeren. Zij streven ernaar om producten en diensten te leveren die voldoen aan de behoeften van hun klanten door hun huidige en toekomstige eisen beter te begrijpen. Imerys Graphite & Carbon maakt deel uit van Imerys, de wereldleider in minerale grondstoffen voor de industrie. Met het hoofdkantoor gevestigd in Zwitserland, heeft de divisie “Imerys Graphite & Carbon” een internationale aanwezigheid met verschillende productiefaciliteiten en commerciële kantoren in de belangrijkste markten over de hele wereld.

Van handmatig papierwerk naar digitaal HR beleid

Het HR-team bij Imerys Graphite & Carbon België bestaat uit 2 personen. Bert Laurier, HR manager, is in 2015 toegekomen na een ervaring van 14 jaar bij payroll provider SD Worx. De payroll van de toen al 100 werknemers werd nog volledig op papier geregeld, tot zelfs het doorsturen van de maandafsluiting naar de payroll beheerder via fax. Deze verouderde en tijdrovende manier van werken wist Bert snel te moderniseren door SD Worx te introduceren voor de payroll en HR-administratie. De automatisatie van de tijdregistratie werd in diezelfde beweging opgenomen dankzij de integratie met het tijdregistratiesysteem van Protime dat naadloos aansluit op het payroll proces.

“Waar we vroeger elke dag bezig waren met loonadministratie is dit nu nog maar 2 dagen per week meer.” Bert Laurier, HR manager

Kirsten Cools, HR Officer, werkt dagelijks met de myProtime software voor het beheer van de tijdregistratie en afwezigheden van de werknemers. Als hoofdgebruiker kent ze het systeem vanbinnen en vanbuiten. “Soms bel ik nog eens naar support om even af te stemmen dat wat ik heb aangepast juist is, maar het grootste deel van de aanpassingen of toevoegingen doe ik zelfstandig.”

“Het grootste voordeel van Protime is de personaliseerbaarheid, als gebruiker kan je heel veel zelf instellen en programmeren volgens de noden en wensen van ons bedrijf.” Kirsten Cools, HR Officer

Werving en behoud in een productiebedrijf

De grootste uitdaging voor de dagelijkse HR-werking van Imerys Graphite & Carbon is op de eerste plaats het vinden van werknemers en op de tweede plaats deze te behouden. Aan dat tweede luik wordt nu hard gewerkt. “We hebben dit jaar voor het eerst een tevredenheidsenquête uitgevoerd, genaamd ‘your voice’. Dit was een wereldwijd initiatief binnen Imerys om de tevredenheid en het engagement van de werknemers te verhogen. Met de resultaten worden globaal enkele actieplannen opgemaakt om zaken te verbeteren. Op lokaal niveau in Willebroek resulteerde dit in twee werkgroepen die zich hierop zullen focussen.”

Voor werknemerstevredenheid is geen hapklare of universele oplossing. Zeker voor een productiebedrijf, waar je werknemers voor de helft uit arbeiders bestaan kan je ze niet over dezelfde kam scheren. “De mentaliteit is volledig anders. Wat een productiearbeider het meeste motiveert is zijn job en zijn loon. Voor hen is het belangrijk dat het hier proper is, dat ze deftige pauzes hebben en dat ze deftig kunnen douchen. Daar moeten we op inzetten.”

Samen evolueren

De wereld van HR en tijdregistratie staat niet meer stil. Zo is het mogelijk dat, bijvoorbeeld door groei of veranderende structuur, er nood is aan een ander oplossing of aanpak. Zo was er bij Imerys, gezien de grootte van de productiesite, vraag naar een mobiele en transparante oplossing voor hun aan-en afwezigheidsbeheer. Als één van de eerste klanten stapten ze over naar de toen gloednieuwe myProtime module. Deze HR-software is gericht op een optimale employee experience en biedt daarom een gebruiksvriendelijk selfservice platform waar werknemers, zowel op desktop als mobiel, hun aan-en afwezigheid kunnen beheren.

“Iedereen gebruikt nu myProtime, van arbeiders tot bedienden." Kirsten Cools, HR Officer

De arbeiders bij Imerys gebruiken myProtime voornamelijk mobiel voor hun tijdregistratie, aanvragen van vakantie en raadplegen van overuren. Dit is vooral praktisch gezien omdat ze geen computer ter beschikking hebben en geen e-mailadres van het werk. Zij gebruiken de myProtime app dus voornamelijk op hun persoonlijk mailadres. De bedienden tikken in op de klok aan de hoofdingang en doen hun afwezigheidsbeheer dan weer eerder op hun desktop. Tenzij om thuis nog even snel hun aantal verlofdagen te checken, dat is wel heel erg handig.

Bert en Kirsten hebben myProtime mee zien evolueren, van pilootfase tot nu. De tool is nog steeds in continue ontwikkeling, waardoor de feedback van onze gebruikers enorm belangrijk blijft voor Protime. Als pilootklant en sinds dit najaar ook ambassadeur is Imerys een erg interessant en leerrijk voorbeeld van HR in een productieomgeving.

 

Benieuwd hoe Protime ook uw HR-administratie kan innoveren? Klik hier

Interesse in een gesprek met Imerys Graphite over hun HR-aanpak of ervaring met hun myProtime implementatie? Klik hier