Success Story : Protime & Indigo Park

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La collaboration entre Indigo Park Luxembourg (groupe Indigo) et Protime est une histoire vieille de près de 15 ans. A l’époque le premier s’appelait encore Vinci Park Luxembourg et se demandait comment pouvoir gérer efficacement ses dizaines de travailleurs à travers le pays. Protime a été là pour lui fournir une solution de gestion des temps et de planification efficace mais n’en est pas resté là.

En 15 ans, les deux sociétés ont évolué : au niveau du gestionnaire de parkings, la croissance a été si importante que les sites se sont multipliés ; rendant la collaboration compliquée.
Du côté du spécialiste en gestion des temps, une réflexion a été entamée sur cette évolution des sociétés, s’étendant à l’international et modifiant donc totalement le mode de gestion.
Plus globalement, le monde du travail a changé lui aussi : digitalisation, flexibilité, collaboration,… Des concepts qu’il fallait prendre en compte dans la conception des outils de workforce management afin qu’ils soient en phase avec l’évolution permanente que vivent les entreprises.

C’est ainsi que Protime propose depuis plus de 3 ans maintenant, parallèlement à sa solution Premium (gestion des temps, d’accès et planification), un outil de collaboration appelé Protime 360°. Indigo Park Luxembourg est équipé des deux et les utilise de manière optimale ; preuve qu’elles sont tout à fait complémentaires.

« Nous avons gagné 4 à 5 jours sur la durée de traitement de la paie mensuelle »

Initialement, Indigo Park a fait appel à Protime pour les raisons suivantes :

  • la société dispose d’une douzaine de parkings sur le territoire luxembourgeois ; la majorité des employés travaillant donc sur site, il était très difficile à la fin du mois de valider le temps de travail en vue de la paie.
  • l’organisation en 18 départements implique des horaires différents et spécifiques pour chaque entité et du travail de nuit pour certains parkings ouverts 24/24.
  • en raison des processus en place, l’équipe RH clôturait la finalisation de la paie le 10 de chaque mois.

L’installation de la solution Premium et de ses différents modules a fondamentalement changé la donne. Dorénavant, les travailleurs peuvent renseigner leur temps de travail à distance ainsi que soumettre leurs demandes de congés. Au niveau de la planification du personnel, il est maintenant aisé d’organiser la gestion et l’entretien de chaque parking.

Enfin, en ce qui concerne la gestion RH, l’équipe est parvenue à gagner 4 à 5 jours sur le processus de clôture de la paie. La comptabilisation des heures spécifiques et des droits spéciaux liés étant maintenant automatique, bon nombre d’erreurs sont évitées.

« Mieux informés sur les objectifs stratégiques et les projets en cours, les collaborateurs se sentent davantage impliqués »

En 2014, Indigo Park Luxembourg a identifié un besoin de réorganisation et de clarification de sa structure. Les raisons de cette réflexion étaient multiples :

  • une nouvelle vision stratégique au niveau groupe avec des objectifs ambitieux pour 2020
  • un manque de communication transversale entre les différents départements
  • un manque de visibilité sur les projets en cours
  • un reporting vers la maison-mère en France non optimal
  • un volume de mails échangés monumental

C’est donc à ce moment clé dans l’évolution de la société que Protime a, à nouveau, pu se positionner comme un partenaire stratégique.

La solution 360° a été proposée en complément de Premium afin d’optimaliser la collaboration.

Rapidement adoptée en raison de sa flexibilité et son opérabilité totale avec les systèmes existants en interne, une équipe de Protime s’est chargée de l’implémentation. Par une approche personnalisée, cette dernière a pu rapidement identifier les besoins de la société. Le système de collaboration a ainsi pu être configuré en fonction de son futur usage.

Aujourd’hui la plateforme est utilisée quotidiennement pour un ensemble de tâches et de projets :

  • communication et suivi des objectifs stratégiques
  • implication d’un maximum de collaborateurs dans les différents projets
  • suivi de ces projets à distance par la direction France
  • planification et tenue des réunions
  • gestion technique des parkings et des parcs de stationnements (prévention, entretien, contrats,…)

« Concrètement, nous avons construit l’outil ensemble et nous avons pu nous l’approprier au fur et à mesure du paramétrage »

Les deux outils Protime étant flexibles et adaptatifs; cela leur permet de s’adapter à tout secteur mais cela permet surtout à ses utilisateurs de se les approprier. Ils peuvent également les faire évoluer en fonction de leurs besoins et des changements au sein de l’entreprise.

Convaincu de la Plus-value de Protime Premium et 360°, Indigo Park Luxembourg compte bien proposer aux autres filiales du groupe de les adopter également. La collaboration et l’efficacité des processus au niveau global n’en seraient qu’améliorées.