Etes-vous prêt pour l'annualisation du temps de travail?

Lors des récentes discussions budgétaires, le ministre fédéral de l’Emploi, Kris Peeters, a lancé l’idée d’abandonner officiellement la semaine de travail de 38 heures au profit d’un système de calcul annuel des heures prestées.

Ainsi, les salariés pourraient travailler plus longtemps pendant les périodes de rush - jusqu’à 45 heures par semaine -, tout en gardant au final une moyenne de 38 heures par semaine sur l’ensemble de l’année. L’avantage pour un employé serait par exemple qu’il puisse prester une semaine de 45 heures, suivie d’une semaine de 30 heures pour s’occuper de ses enfants ou s’adonner à un loisir. Et, cerise sur le gâteau†: le crédit de 100 heures supplémentaires pour chaque travailleur, qui ne devront pas être récupérées mais qu’il pourra se faire payer ou faire mettre sur son compte carrière.

Le principe de l’annualisation du temps de travail

Cette nouvelle donne dans la flexibilité du temps de travail, déjà d’application dans un tiers des secteurs d’activités, risque néanmoins d’apporter un surcroît de travail aux GRH durant les prochains mois. Le principe de l’annualisation du temps de travail et le calcul des heures prestées donneront en e“et du grain à moudre à ceux qui ne se seront pas équipés d’un outil de gestion informatique performant.
Aujourd’hui, en e“et, ce type de calcul est encore trop souvent réalisé dans des tableaux Excel, ce qui ne constitue que rarement une solution optimale.

Avec l’annualisation, gérer la comptabilité d’heures de travail qui varient de semaine en semaine et d’un salarié à l’autre est en e“et une véritable sinécure. Beaucoup de calculs sont nécessaires de la part des RH pour, d’une part, comptabiliser en permanence les heures réellement prestées par chaque travailleur et, d’autre part, s’assurer que chaque employé effectue bien, au terme de l’année, une moyenne de 38 heures par semaine. Le système de comptabilisation doit en outre permettre que chacun au sein de l’entreprise, en ce compris le travailleur lui-même, sache à tout moment où l’on en est dans les heures prestées.

Enjeu administratif et économique

Ce travail de comptabilisation des heures est d’autant plus important qu’il détermine le montant de la paye des salariés. Il est hors de question bien évidemment de transmettre une information erronée aux secrétariats sociaux. L’enjeu est donc non seulement administratif mais aussi économique. Dans le cadre de cette gestion du temps de travail, Il faut enfin aussi disposer d’un outil suffisamment adéquat pour que tous les employés ne prennent pas tous, par exemple, en même temps une semaine de 30 heures de travail alors qu’on est dans une semaine d’activité intense.
Bref, vous l’aurez compris, la solution classique qu’est l’utilisation d’Excel n’est pas opportune. On se retrouve souvent très vite avec des tas de tableaux un peu partout, qui sont particulièrement chronophages et difficilement exploitables.

Un logiciel intégré

La solution optimale est l’utilisation d’un logiciel intégré. Non seulement, il enregistre les temps de travail mais, en plus, il gère ceux-ci : il attribue des codes à certaines heures de travail et tire des rapports réguliers pour voir où on en est. Comptabilisation et reporting sont donc les deux aspects essentiels d’un tel outil informatique. Il permet aux RH de contrôler tout ce qui se passe au niveau des employés et donne une visibilité à chaque employé de son propre quota d’heures. Et l’on comprend d’autant mieux l’utilité d’un tel outil au vu de la complexité toute singulière de la législation sociale en Belgique… et des nombreux codes qu’elle oblige à utiliser dans la gestion du temps de travail… et des systèmes de paye. Et la difficulté peut encore s’accroître lorsque l’on sait que les codes RH des secrétariats sociaux ne sont pas forcément les mêmes que ceux utilisés au sein des entreprises† ! Ici aussi, un logiciel de gestion de temps permet aisément de faire un lien analytique entre les aspects RH et financiers.

Pas de solution miracle

Attention, toutefois : si l’utilisation d’un logiciel intégré doit veiller à remplacer l’utilisation de plusieurs logiciels distincts - l’un pour la gestion du temps, un autre pour la paie, etc. -, et à assurer une parfaite fluidité dans le flux d’informations depuis la collecte du temps de travail jusqu’à la paie, il n’existe toutefois pas de solution miracle. Il n’y a pas de logiciel clé sur porte qui puisse tout faire de manière performante. Il est donc impératif de faire appel à une société extérieure pour choisir le logiciel le mieux adapté, qui s’intègre à ce que la société possède déjà comme outils informatiques et comme type de données. Il n’est pas non plus toujours nécessaire de révolutionner l’ensemble du parc informatique de l’entreprise ; changer l’un des outils ou simplement en ajouter un à ceux existants peut changer la vie d’une entreprise. In fine, les cas de figure où des entreprises emploient aujourd’hui une seule personne au lieu de deux auparavant pour la gestion des heures et de la paie, grâce à l’utilisation d’un logiciel adapté, sont légion. A bon entendeur…