Tijdregistratie systeem volgens Sven Vanderwegen, Mercator Verzekeringen

Mercator Verzekeringen heeft de jongste tijd de wind in de zeilen. “Op één jaar tijd steeg het aantal medewerkers van 700 naar 870 en we gaan nog exponentieel groeien”, vertelt HR Business Partner Sven Vanderwegen. “Bovendien zitten die medewerkers verspreid over twee kantoren in Berchem, één in Gent en één in Brussel. Ook een dochteronderneming uit Edegem wordt beheerd in Protime. En op termijn is er een integratie met Nateus voorzien (425 medewerkers). Zo'n multi-site bedrijf als Mercator vraagt uiteraard om een uitgekiende HR-strategie.”

De verhuizing van het hoofdkantoor naar City Link, een nagelnieuw kantorencomplex in Berchem, was voor Mercator Verzekeringen de directe aanleiding om het HR-beleid te herzien. “In het oude kantoor werkten we voor de tijdregistratie met een verouderd systeem. In City Link wilden we iets wat gebruiksvriendelijker was, zowel voor de HR-dienst als voor de medewerkers. We hadden een heel uitgebreid verlanglijstje wat betreft de automatische verwerking van de aanwezigheid, de verlofaanvragen,
de vakantiesaldi, de loonverwerking...
Daarenboven wilden we vanuit HR een self-service strategie opzetten en uitrollen, niet alleen van de tijdregistratie, maar ook van performance management (jaarevaluatie), de recruteringsflow en HR Ticketing, een helpdesksysteem waar onze medewerkers terecht kunnen met hun HR-vragen. En, heel belangrijk, we wilden beter kunnen rapporteren aan het lijnmanagement, de directie, de ondernemingsraad en het comité voor preventie en bescherming op het werk.

Dat was heel moeilijk met het oude systeem. Na een eerste selectie op de markt hebben we drie bedrijven weerhouden. Protime kon ons uiteindelijk overtuigen in een aantal sterke demosessies waarbij al onze vragen aan bod kwamen en dus zijn we samen in zee gegaan. De deadline was overigens behoorlijk challenging: in september deden we het analysewerk from scratch en op 15 november al zijn we live gegaan.”

Strategie op lange termijn

Tegelijk benadrukt Sven Vanderwegen dat de verhuizing naar het nieuwe kantoor in Berchem maar één deel van het verhaal is. “We hebben heus niet enkel op korte termijn gekeken bij het zoeken van een tijdregistratiesysteem. We hebben ook oog gehad voor onze groepsstrategie. 

Protime werd echt op de groei gekocht. Hier in België werken we voor de loonverwerking met SD Worx, een partner van Protime. Op groepsniveau zullen we opteren voor het complementair ERP-pakket van HR Access. Dit is minder bekend dan PeopleSoft of SAP, maar Protime kon de nodige garanties geven betreffende de interfacing en service om onze groepsstrategie te ondersteunen.”

• Reference case Mercator Verzekeringen