Tijd- en personeelsregistratie volgens Wil Pijnenburg, Campina

A fact is a fact: in Nederland worden aan de kassa's van de warenhuizen méér artikelen met het ovale groene Campina-logo gescand dan van welk ander merk, en als zuivelproducent is het merk ook aan een sterke opmars bezig in onder meer België, Duitsland, Polen, het Verenigd Koninkrijk, China, Japan, Rusland en Oekraïne. De groep zoals we die nu kennen, is historisch gegroeid uit de fusie van een heleboel kleine zuivelcoöperaties waarbij melkveehouders gezamenlijk melk gingen verwerken en verkopen. Dat weerspiegelde zich ook in het personeelsbeheer: elke fabriek in de Campinagroep had zijn eigen systeem, met centraal een afdeling die al die informatie verwerkte in een URS-systeem op een dure en verouderde mainframe-computer. Uit een rapport van het organisatieadviesbureau McKinsey eind jaren 90 bleek toen dat met een centrale in plaats van een decentrale tijdregistratie een aantal fte of fulltimeequivalent zou kunnen worden bespaard. “Campina in Nederland was in eerste instantie op zoek naar een tijdregistratiesysteem voor de fabrieken, zeg maar de melkproductiebedrijven”, herinnert Wil Pijnenburg zich. “Pas later is er besloten om daar ook de productiebedrijven van de groep Cheese & Butter, de kantoren en de groep Industriële Producten in Veghel aan toe te voegen. In die periode, rond 2004, kwam ik op de centrale salarisadministratie terecht en werd ik zo'n beetje de contactpersoon voor alles wat met Protime te maken had. Momenteel ben ik op centraal niveau de enige applicatiebeheerder, maar ik ben wel iemand aan het opleiden die het over enkele jaren van mij kan overnemen.”

Op één lijn stellen

Net in dat decentrale karakter van de onderneming zat de grote uitdaging voor Protime. “De bedoeling was om de tijdregistratie helemaal op één lijn te stellen. Waar gewerkt wordt, wordt Protime gebruikt. Punt. Want welke tijdregistratie je ook had in het verleden, op het hoofdkantoor moest de leidinggevende nog altijd zijn goedkeuring geven aan wat uit het systeem komt. ProTeam bood ons de kans om daarmee te breken. De ProTeamer - in de meeste gevallen de afdelingshoofden, zeker in de productiebedrijven - beheert zijn mensen, hij geeft zijn goedkeuring en dat is het, op een paar controletaken van lokale key-users na. De Zuivel cao, die allerlei toeslagen bevat - is een van de moeilijkste van Nederland, maar met de standaardoplossing van Protime lukt het.” Vooral het woord 'standaard' kan Wil Pijnenburg niet genoeg benadrukken. “Campina wilde géén maatwerk, want daar wilden we net van af. Omdat je dan problemen krijgt met nieuwe releases en zo, waarop er nog meer maatwerk nodig is. Dankzij Protime werd alles eindelijk gestructureerd: iedereen ging volgens dezelfde structuur werken.”

Raadpleeg hieronder de volledige case

• Campina